Wykonywanie dobrej pracy to obowiązek każdego, kto pracuje. Sprawa jest niby bardzo prosta, a jednak po głębszym zastanowieniu się można w niej dostrzec bardzo ciekawe elementy i zależności, o których zwykle pozostają ukryte. Gdzie bowiem jest granica w dążeniu do doskonałości? Czy warto poświęcić mnóstwo czasu, by osiągnąć stan idealny? Jakie konsekwencje można ponieść, dążąc niepotrzebnie do ideału?
Oto otrzymujesz do wykonania zadanie. Niezależnie od tego, czy jest Ci ono delegowane, czy też sam określasz, co jest do zrobienia, zwykle koncentrujesz się na rezultacie, czyli na celu swoich działań. Czasem nawet zapisujesz swoje zadania do kalendarza, czy planera. Gdy szukasz odpowiednio krótkiego sformułowania również koncentrujesz się na tym, co ma być zrobione. Choć zwykle wiesz, do czego dążysz, rzadko zwracasz pewnie uwagę na dwie bardzo istotne kwestie:
- Przy użyciu jakich zasobów chcesz to wykonać?
- Z jaką jakością chcesz zrealizować pracę?
Można powiedzieć, że kompletna informacja o zadaniu w codziennej pracy powinna uwzględniać trzy odpowiedzi na pytania – co jest do zrobienia, jakim kosztem chcesz to zrobić oraz z jaką jakością. Przyjrzymy się teraz pokrótce każdemu aspektowi wykonywania zadań.
Co jest do zrobienia?
To z pozoru proste pytanie, choć nie zawsze odpowiedź jest aż tak oczywista, jak się na początku wydaje. Rozważmy przypadek biura marketingu i PR, w którym powstaje idea nowej promocji innowacyjnego produktu szkoleniowego. Jeden z pracowników otrzymał zadanie stworzenia zasad promocji. Zaczął od wypisania kilku punktów, które w jasny sposób komunikowały, o co chodzi. Później jednak pomyślał, że warunki promocji nie są wystarczająco ścisłe i jednoznaczne. Zamiast kilku prostych zasad, zaczął więc pisać cały regulamin promocji. Napisanie regulaminu, wcale nie jest takie łatwe, bo trzeba skorzystać z Kodeksu Cywilnego oraz różnych paragrafów prawa handlowego. Niewprawny pracownik poświęcił mnóstwo czasu na sformułowanie kilku stron zapisów, po czym okazało się, że praca którą miał wykonać mogła skończyć się w pierwszym etapie, ponieważ uproszczone zasady promocji miały trafić na plakaty, a ich prawne sformułowanie zostało w międzyczasie opracowane przez radcę.
To tylko jeden przykład sytuacji, która pokazuje nam, że z pozoru prosta odpowiedź na pytanie, co jest do zrobienia, może przysporzyć nieco kłopotu. Między stworzeniem zasad a napisaniem regulaminu jest znaczna różnica. To prawda, że hasła reklamowe nie są zwykle jednoznaczne i logicznie niesprzeczne. W tym wypadku dążenie do perfekcji, jasności i systematyki, nie miało większego sensu.
Jakim kosztem należy to zrobić?
Kosztem większości prac jest przede wszystkim czas. Jest to szczególnie istotny zasób, ponieważ nie jest odnawialny – raz stracony, mija na zawsze. Oczywiście nie wszystko da się zrobić zużywając jedynie czas, niektóre prace wymagają dodatkowych zasobów, zakupu usług lub nawet podzlecenia części zadań. Ile czasu będzie potrzeba i jakich zasobów należy użyć do wykonania czynności wiadomo tylko wtedy gdy znamy odpowiedź na trzecie pytanie!
Z jaką jakością trzeba to wykonać?
Pytanie o jakość jest bardzo ważne, mimo tego prawie zawsze bywa przemilczane, ponieważ przyjmuje się zwykle, że praca musi być wykonana idealnie, jednak prawie nigdy nie jest to możliwe. Dlaczego? Idealnie, znaczy perfekcyjnie, czyli tak, że nie da się zrobić tego lepiej. Jaki procent prac jest wykonywanych w ten właśnie sposób? Chyba lepiej nie pytać…
Zwykle lepiej od razu przyjąć pewien poziom jakościowy wykonania pracy. Zobaczmy przykład. Oto manager otrzymał zadanie uzyskać certyfikat PRINCE2 z zarządzania projektami. Rozpoczął naukę do egzaminu, liczy zadania, uczy się definicji oraz rozwiązywania testów. W jego głowie powstał cel – zdać jak najlepiej – taki cel jest niezwykle trudny do zrealizowania, ponieważ zdanie egzaminu na 100% jest niemal niemożliwe i wymagałoby pewnie bardzo długiego przygotowania. Zobaczmy jak w tym prostym wypadku kształtuje się dążenie do idealnej jakości zrealizowanej czynności.
Widać jasno, że idealna jakość kształtuje dość specyficzną relację z czasem. Otóż w wypadku uczenia się do egzaminu można wywnioskować, że ilość czasu, niezbędna do zaliczenia na 100 procent jest znacznie większa niż czas potrzebny do przygotowania się jedynie do zaliczenia z minimalną liczbą punktów.
Podsumowanie
Dojście do perfekcji jest niezwykle kosztowne. Z jednej strony są koszty, które potrafimy oszacować, z drugiej jednak strony pojawiają się straty, które mają charakter nieprzewidywalny. Można tu przywołać obraz pisarza, który chcąc zacząć książkę swojego życia nieustannie wyrywa, drze i gniecie do połowy zapisane nieidealne stronnice. Straty, które ponosi się w dążeniu do perfekcji mogą przewyższać szacunki i zamiast budować jakość projektu mogą stać się przyczyną jego porażki. Do tego należy doliczyć koszty psychiczne, frustrację i irytację, wynikającą z rozczarowania, które nieuchronnie staje się częścią dążenia do ideału.
Owe koszty świetnie ilustruje przykład managera handlowego, który otrzymawszy zapytanie ofertowe postanowił zrobić swoją pracę najlepiej, jak się da. Sprawdził dostępność towaru u wszystkich znanych sobie producentów, zrobił analizę konkurencji, zbadał dokładnie możliwości wysłania towaru i czasy przesyłek z każdego możliwego magazynu, aby stworzyć jak najlepszą ofertę. Do tego postarał się o idealnie wyglądającą dokumentację na papierze firmowym, zadbał o każdy szczegół i utworzył ofertę idealną. Gdy po kilku dniach pracy wysłał ją do swojego klienta, otrzymał odpowiedź “Dziękuję bardzo, do bieżącej dostawy wybrałem firmę X, ponieważ jej ofertę otrzymałem 10 minut po wysłaniu zapytania. Z poważaniem Marek Ślimaczewski”.
Jaki wniosek można wysnuć z takich rozważań… robić byle jak? Zlekceważyć czas i mimo wszystko robić idealnie? Nie ma uniwersalnej zasady. Świetnym pomysłem jest jednak nieustanne analizowanie pracy przeznaczonej do wykonania pod kątem planowanych czynności, zasobów niezbędnych do jej zrealizowania i jakości, którą chce się uzyskać.